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Una finestra sulla Biblioteca

La ricerca d'archivio e il lavoro agile. Un binomio non impossibile

(di Paola de Conciliis)

Nei mesi in cui la biblioteca di Montevergine ha dovuto chiudere al pubblico, e interrompere i servizi in presenza, anche l'attività di ricerca sull'archivio storico dell'abbazia ha dovuto registrare una battuta d'arresto. Tuttavia, come per la catalogazione bibliografica, si è cercato di portare avanti il lavoro smart, cioè intelligente, ovvero quel tipo di lavoro che consente all'utente da remoto di farsi un'idea precisa del materiale archivistico conservato in biblioteca e raffinare la sua ricerca anche senza l'ausilio della consulenza "orale" del funzionario responsabile di sala studio. Così l'attività di "digitalizzazione" degli strumenti di corredo dell'archivio, ossia i volumi a stampa dell'Inventario del padre Giovanni Mongelli, è proseguito ad un ritmo più spedito, non dovendosi contendere il tempo lavorativo di chi scrive con la consueta attività di supporto all'utenza in sala studio. Inoltre non si è interrotta la prassi di controllare i dati contenuti nei regesti sulle carte stesse, sulle quali era già stata preventivamente effettuata una ricognizione di consistenza, perché nei giorni in turno di presidio della biblioteca si è avuto modo di prelevare e verificare il materiale archivistico. Il risultato è stata la pubblicazione sul sito web della biblioteca, nell'apposito modulo che consente una ricerca articolata per campi, delle sezioni finali del primo volume dell'Inventario, relativo all'abbazia madre, tra aprile e maggio, e a inizio di ottobre dell'intero volume relativo agli archivi dei monasteri dipendenti di Montevergine, conservati pure nel palazzo di Loreto.
Parallelamente, come per le richieste di informazione bibliografica da remoto, non si è interrotto il canale della posta elettronica per le richieste di consulenza nella ricerca d'archivio, salvo concretizzarsi in un invio di notizie tratte dalle carte e di riproduzioni ove possibile, e non in una consultazione del materiale in loco.
Quando, nella cosiddetta "fase due", ed ora nella fase di convivenza con l'emergenza Covid-19, si è avuto modo di accogliere gli utenti in biblioteca, ci si è resi conto dell'utilità degli strumenti di ricerca pubblicati online, poiché la forzata permanenza a casa ha reso studiosi e ricercatori, ma anche utenti meno esperti dell'archivio, più inclini all'utilizzo di internet, e quindi più autonomi nell'orientarsi tra il materiale descritto.
Ferma restando la necessità, per la consultazione dell'archivio, di assistere l'utente almeno nelle prime fasi della ricerca, la fruibilità degli strumenti di corredo da remoto per gli operatori stessi della biblioteca è di grande utilità, anche e soprattutto adesso che si prosegue parzialmente l'attività lavorativa in modalità agile, per interagire con l'utente e soddisfare le sue richieste. Per fare un esempio, nel momento in cui un utente invia tramite posta elettronica una richiesta di informazione archivistica, indicando l'argomento - persona, luogo di culto, istituzione, località geografica - di cui intende occuparsi, il personale della biblioteca incaricato di questo servizio risponde alla richiesta sia in presenza che in modalità di lavoro agile, utilizzando gli strumenti di corredo e invitando l'utente stesso a raffinare la sua ricerca con la consultazione degli stessi sulla pagina web della biblioteca; una volta individuati uno o più documenti, ove già presenti e disponibili online, lo rimanda alle copie digitali degli oggetti di suo interesse, oppure dà comunicazione al personale in turno di presenza di effettuare riproduzioni digitali ed inviarle all'utente. Questi intanto avrà inoltrato apposita richiesta del servizio alla biblioteca, e provveduto a corrisponderne il costo eventuale. Il tutto utilizzando naturalmente posta elettronica e telefono.
Alla luce di quanto esposto, si auspica che, per il protrarsi dello stato di emergenza, sia cura delle amministrazioni deputate alla tutela e valorizzazione dei beni culturali implementare sempre di più e accelerare i processi di digitalizzazione dei materiali, soprattutto di pregio, già in corso, in modo da rendere il patrimonio fruibile e accessibile senza rischi, e dotare in modo capillare il personale che è chiamato a svolgere il suo ruolo di supporto tecnico scientifico in modalità agile, degli strumenti quali scanner e router per la navigazione, nonché gratificarlo della fiducia necessaria per il raggiungimento di un obiettivo, quando la qualità e tempestività del lavoro sono molto più indicativi della "quantità" e della "durata".